Termin workflow jest doskonale znanym nowoczesnym przedsiębiorstwom, które dążą do opracowywania efektywnych sposobów zarządzania zespołem ludzkim, a także ich pracą. Tego typu zadania staną się łatwiejsze dzięki wykorzystaniu odpowiednich modułów, opartych na systemach informatycznych.
Co to jest workflow?
Chcąc szybko wyjaśnić to pojęcie, należy podkreślić, że oznacza ono sposób przepływu informacji między podmiotami biorącymi udział w ich przetwarzaniu. W przypadku firm będą to poszczególne działy oraz sami pracownicy, którzy na co dzień korzystają z pewnej puli dokumentów.
Moduły workflow pozwalają na automatyzację tych procesów – wszystko za sprawą specjalnie opracowanego oprogramowania, które wspiera swoich użytkowników i sprawia, że ci mogą pracować znacznie wydajniej. Elektroniczne zarządzanie informacją przetwarzanie informacji to najlepsza metoda na to, aby znacząco skrócić obieg dokumentów.
Wszystko odbywać się może etapami – od stworzenia zaleceń, po wysłanie ich na serwer, dystrybucję do zainteresowanych osób oraz wykonanie zadania. Termin workflow oznacza więc zarządzanie pracą firmy na każdym etapie „życia” danych procesów. Dzięki automatyzacji i bogatej funkcjonalności systemów informatycznych, procedura ta przebiega znacznie sprawniej. Co równie istotne, na każdym etapie mamy dostęp do stanu wykonania konkretnego zadania.
Elektroniczny przepływ pracy i dokumentów
Sprawniejsze funkcjonowanie przedsiębiorstwa warto zagwarantować nie tylko poprzez wypracowywanie efektywnych procedur, ale też obsługę nowoczesnego oprogramowania, dzięki któremu firmy są w stanie zrezygnować z tradycyjnego obiegu dokumentów.
Zastosowanie tego typu systemów zapewnia mnóstwo korzyści, które mają realny wpływ na wyniki uzyskiwane przez poszczególne działy. Związane jest oczywiście z uniwersalnością systemów, jak również sporej liczby funkcji, które umożliwiają unowocześnienie następujących procesów.
- Obieg i zarządzanie dokumentami – każdy pracownik zyskuje do nich natychmiastowy dostęp. Może je pobierać, a także wprowadzać komentarze oraz notatki, bez ingerencji w oryginał. System daje dostęp do szczegółowych informacji związanych między innym z tym, kto obecnie z dokumentu korzysta. Oprogramowanie znacznie ułatwia ponadto wyszukiwanie plików w archiwum, jak również ich udostępnianie. Także w ramach pracy zdalnej.
- Zarządzanie procesami biznesowymi – poszczególne zadania realizowane są manualnie lub automatycznie. Co jednak najważniejsze, każdy pracownik i każdy dział doskonale wie, co ma robić i na czym musi się skupić. Wszystko to zdecydowanie skraca realizację poszczególnych czynności, zwiększając przy tym produktywność firmy.
- Obsługa klienta i współpraca z kontrahentami – w obu przypadkach mamy możliwość znacznej poprawy jakości usług. System zapewnia bowiem błyskawiczny dostęp do najważniejszych informacji i dokumentów – umów, faktur, kontraktów etc. Pozwala to na efektywniejsze odpowiadania na zapytania klientów i sprawniejszą współpracę z partnerami biznesowymi.
Elektroniczne zarządzanie dokumentacją gwarantuje mnóstwo korzyści na każdym polu. Systemy nie tylko ułatwiają obsługę dokumentów, ale również odpowiadają za skrócenie wielu procesów, co z kolei przekłada się na ogromną oszczędność czasu. W taki właśnie sposób usprawnione zostaje funkcjonowanie całej firmy, która jest w stanie zaoferować wyższą jakość usług oraz lepsze wyniki sprzedażowe. Jest to o tyle istotne, że wdrożenie nowoczesnego systemu nie wiąże się wcale z wielkimi przygotowaniami czy też koniecznością zainwestowania ogromnych środków finansowych.