Profesjonalne niszczenie dokumentów
Niszczenie dokumentów firmowych to bardzo ważne zadanie. Pozwala utrzymać porządek, zaoszczędzić miejsce w biurze oraz gwarantuje, że dane nie przedostaną się w niepowołane ręce. W niektórych firmach, gdzie obsługuje się dużą ilość dokumentów, zwykła niszczarka może być niewystarczająca. Jak zatem działa przemysłowe niszczenie dokumentów? Co mają do zaoferowania firmy proponujące realizację takich usług? Czy warto zdecydować się na skorzystanie z takiej opcji? O tym wszystkim w dalszej części artykułu.
Profesjonalne niszczenie dokumentów polega na odbiorze danych od firmy i ich utylizacji przez wyspecjalizowaną firmę. Jej pracownicy są odpowiednio dobierani (np. zatrudnianie są tylko niekarane osoby, posiadają charakterystyczny ubiór), a specjalny system kontroli gwarantuje, że dane zawarte w dokumentach nie wyciekną. Odpowiednia technika na skalę przemysłową pozwala szybko i bezproblemowo pozbyć się każdej ilości danych. Firmy profesjonalnie zajmujące się niszczeniem dokumentów oferują swoim klientom kompleksowe rozwiązania. Odbierają całą partię od firmy, transportują ją do zakładu ze specjalnym wyposażeniem i właśnie tam niszczą dane. Dla zleceniodawcy jest to bardzo wygodna opcja, pozwala ona ominąć problem magazynowania, procesu niszczenia i usuwania odpadów — które cały czas traktować trzeba jako ważne dane podlegające obostrzeniom.
Profesjonalne niszczenie dokumentów a RODO
25 maja 2018 wchodzi w życie nowa ustawa “RODO” która dotyczy zarządzania danymi osobowymi. Niesie ona ze sobą pewne zmiany — także w zakresie ich niszczenia. Unijne przepisy dotyczące zarządzaniem i ochroną danych osobowych podchodzą do tematu jeszcze bardziej restrykcyjnie niż dotychczas. Główne zmiany dotyczą przekazywania tych danych przez administratora — w tym do utylizacji. Warto zapoznać się z nimi szczegółowo, aby nie popaść w konflikt z prawem.
Niszczarka biurowa vs Niszczarka przemysłowa
Porównanie niszczenia dokumentów za pomocą biurowej niszczarki a niszczarki przemysłowej na wielką skalę jest bardzo ciekawe. Na pozór zmienia się tylko rozmiar urządzenia — nic bardziej mylnego. Przede wszystkim niszczarki biurowe są bardzo wolne. Utylizacja większej ilości danych trwałaby w nieskończoność. To dobre rozwiązanie do okazjonalnego niszczenia pojedynczych kartek, aby nie wpadły przypadkiem w niepowołane ręce. Po zniszczeniu kartki papieru można w przypadku niszczarek biurowych odzyskać dane, składając je jak układankę. To kolejny minus małych niszczarek do użytku okazjonalnego. Przemysłowe maszyny działają w bardziej zaawansowany sposób. Mielą na drobny mak ogromne ilości dokumentów. Nie ma opcji, aby odzyskać tak zutylizowane dane.
Zlecenie niszczenia dokumentów daje wiele korzyści. Pierwszą z nich jest pewność definitywnego usunięcia ich z obiegu. Kolejnym plusem jest otrzymanie certyfikatu potwierdzającego utylizację dokumentów przez firmę specjalizującą się w profesjonalnym niszczeniu dokumentów. W ten sposób można szybko pozbyć się niepotrzebnego już archiwum i mieć pewność, że wszystko odbyło się zgodnie z wymogami prawnymi. Przepisy prawne wymagające konkretnej utylizacji dokumentów idą w tym przypadku w jednej parze z komfortem i funkcjonalnością rozwiązania.